Kiezen voor een vergaderruimte

Als je gaat vergaderen, is het belangrijk dat je kiest voor een juiste vergaderruimte. Als jij een ruimte kiest die bij jouw gezelschap en bij het onderwerp van de vergadering past, dan wordt het vast en zeker een geslaagde vergadering.

Eisen vergaderruimte

De ruimte moet qua afmeting goed zijn. Je kunt je vast wel voorstellen dat het niet fijn is om in een hele grote vergaderruimte te vergaderen met maar een klein groepje mensen. Andersom werkt natuurlijk ook niet. Tevens moet de locatie goed zijn. Als je gaat vergaderen met mensen uit alle hoeken van Nederland, dan is het fijn om centraal in Nederland te vergaderen. Op deze manier hoeft er niemand extreem lang te reizen. Als jullie allemaal uit een bepaalde regio komen, dan is het fijn om in die regio te vergaderen, zodat jullie allemaal niet lang hoeven te reizen. Daarnaast moet de vergaderruimte de juiste sfeer hebben. Als jullie bijvoorbeeld gaan brainstormen dan is het handig om een ruimte te reserveren die jullie inspireert. Zo is er voor elk soort vergadering wel een passende vergaderruimte te vinden.  

Bijzondere vergaderruimtes en teambuilding

Je kunt natuurlijk kiezen voor een traditionele vergaderruimte. Deze zijn te vinden in de vele kantoorgebouwen die ons land rijk is. Tevens zijn er speciale conferentieoorden waar je een vergaderruimte kunt reserveren. Deze ruimtes zijn vaak functioneel ingericht en daardoor minder inspirerend. Er zijn ook bijzondere locaties waar je kunt vergaderen. Je kunt bijvoorbeeld een kamer in een kasteel huren of een rondvaartboot huren. Of denk eens aan een strandtent aan een van de vele stranden in ons land. Deze bijzondere vergaderlocaties zullen jullie zeker inspireren. En loopt de vergadering even vast, dan kunnen jullie een rondje door het kasteel lopen, op het dek van de rondvaartboot uitwaaien of even over het strand wandelen. Daarna zijn jullie hoofden weer leeg en kunnen jullie weer fris verder met de vergadering. Als jullie een lange vergadering hebben, is het wellicht verstandig om een hotelkamer in de buurt te huren. Na de vergadering kunnen jullie dan nog met elkaar dineren. Dit is dan tevens een soort van teambuilding en dat is weer goed voor de toekomst. Je leert elkaar dan op een andere manier veel beter kennen. Iemand die je goed kent, benader je in de toekomst vaak makkelijker, dus dit is goed voor de samenwerking. Zo heb je dus twee vliegen in een klap.

Kosten vergaderruimtes

De kosten van vergaderruimte zijn erg wisselend. Als je kiest voor een vergaderruimte bij jou op kantoor, dan zijn de kosten uiteraard erg laag (nihil). Als je kiest voor een externe vergaderruimte dan kost dat geld. Hoe groter de vergaderruimte hoe hoger de kosten. Als je kiest voor een kasteel of rondvaartboot, dan zijn hier relatief hoge kosten aan verbonden. Ga je vergaderen in een strandtent, dan zal je alleen de consumpties moeten betalen. Als je zelf de benodigde apparatuur meeneemt, hoef je deze niet te huren. Dit scheelt veel geld.

Het kiezen van de juiste vergaderruimte is erg belangrijk. Je hebt heel veel opties. Er is dus altijd een geschikte ruimte te vinden. Succes.

Bron: Wolfslaar.com