Werknemer processen en digitalisering
Veel bedrijven hebben de kracht van digitalisering voor hun HR-processen ontdekt. Processen die met behulp van computersoftware verbeterd kunnen worden omvatten bijvoorbeeld employment screening, smart contracts, payroll, en KPI monitoring. Met employment screening worden processen bedoeld die gericht zijn op kandidaat beoordeling. Denk bijvoorbeeld aan het analyseren van het CV, de motivatiebrief, diploma’s, verklaring omtrent het gedrag, etc. Aangezien efficiëntie en snelheid centraal staan is het van belang voor organisaties om met zo weinig mogelijk mensen HR-processen te managen. De automatisering en digitalisering zijn daarbij belangrijke instrumenten. Er worden zelfs algorithmen en kunstmatige intelligentie gebruikt om processen sneller af te wikkelen. Zo kan een software programma bijvoorbeeld geheel autonoom kandidaten beoordelen en matchen met openstaande vacatures. Het resultaat wordt gebruikt door HR. Zo wordt tijd bespaard en HR komt dus alleen in het spel op kritische momenten in het proces. Vervolgens worden de beste kandidaten geïnterviewd en geselecteerd. Bij het toesturen van het contract kan dan weer software ingezet worden. Met smart contracts kan het gehele proces geautomatiseerd worden. De kandidaat krijgt automatisch alle documenten toegestuurd en kan online een handtekening zetten voor akkoord. Deze documenten worden dan automatisch in het HR-systeem opgeslagen. De HR-medewerkers zijn dan verantwoordelijk voor het managen van de meta-data in het systeem. Dit is de individuele informatie waarmee het systeem handelingen kan uitvoeren. Bijvoorbeeld de persoonsgegevens, bankrekeningnummer, en KPI resultaten. HR is verantwoordelijk voor het juist verwerken van informatie in de ERP software. ERP staat voor Enterprise Resource Planning en omvat ook HR (Human Resources) informatie. Bij het uitvoeren van betalingen kunnen KPIs oftewel Key Performance Indicators een rol spelen. Op basis van KPIs worden bonus uitbetalingen berekend. Door de KPI meta-data juist te verwerken in het ERP systeem zorgen HR-medewerkers ervoor dat de software de betaling juist uitvoert. Bij de meest gedigitaliseerde bedrijven is het ERP-systeem gekoppeld aan de bank via een API oftewel Application Programming Interface. Dit is een soort digitale brug tussen software systemen. De informatie wordt dan meteen ontvangen door de bank en de werknemers ontvangen het gepaste salaris. Al deze automatiseringen hebben HR een nieuw gezicht gegeven.
