Zo organiseer je het perfecte bedrijfsfeest

Bedrijfsfeesten zijn meestal óf legendarisch, óf onwijs saai. Sta jij voor de taak om voor je werk het bedrijfsfeest te organiseren, dan wil je natuurlijk binnen die eerste categorie vallen. Een feest waar nog jaren over doorgepraat zal worden bij de lunch en waar je fantastische herinneringen aan hebt. Ondanks dat de maatregelen momenteel worden aangescherpt en de datum van het feest wellicht even verplaatst moet worden is het niet verkeerd om alvast over de planning nar te denken. Na zo’n tijd van binnen zitten wil je er natuurlijk een extra speciale editie van maken. Als je nog niet eerder een bedrijfsfeest hebt georganiseerd is het goed om duidelijk voor ogen te hebben wat er allemaal geregeld moet worden. Precies genoeg om indruk te maken, maar zonder te overdrijven. Een goed georganiseerd feest is belangrijk voor de teamspirit en werksfeer.

Goede voorbereiding

De voorbereiding van het feest is de eerste, maar ook gelijk de belangrijkste stap. Je begint de voorbereiding met het bepalen van de doelstelling en de doelgroep. Als je eenmaal duidelijk voor ogen hebt waar en voor wie het feest nu precies bedoelt is, kun je de vervolgstappen beter uitvoeren. Is het feest vooral bedoeld om gezellig een borrel met je favoriete collega’s te doen of wil je ook van deze gelegenheid gebruik maken om kennis en ervaringen uit te wisselen of aan teambuilding te doen? Je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen dat je voor deze feesten een andere soort voorbereiding moet treffen. Dit eenmaal duidelijk, dan kun je aan de hand van het budget een programma samenstellen en de locatie bepalen. Als jij de voorbereiding compleet hebt gemaakt is het tijd om de gasten een uitnodiging te versturen.

Op rolletjes

Voor het feest zelf is het aan te raden om een kort draaiboek te maken. Schrijf per gebeurtenis de tijd, locatie en activiteit op. Hoe laat is het ontvangst van je collega’s, welke borrelhapjes wil je rond laten gaan en door wie, hoe laat wordt die legendarische karaoke set uit de kast getrokken, ga zo maar door. Jij zult aanspreekpunt blijven tijdens het feest, zorg dus dat je zelf enigszins scherp blijft en overzicht houdt. Met die goede voorbereiding die je hebt getroffen moet dit natuurlijk helemaal goed komen.

Toffe herinnering

Wist je dat vooral het laatste moment van een gebeurtenis herinnerd wordt? Zorg dus altijd voor een goede afsluiting van het evenement. Zorg dat het voor de gasten duidelijk is wat de afsluiting is en wanneer deze is. Om iedereen een leuke herinnering van het evenement mee te geven, kun je een branded instax photoflyer meegeven. Dit is een instant photo met een gepersonaliseerd kader waarmee je je collega’s een toffe herinnering mee geeft.